Per referenti PCTO e consigli di classe
Convenzioni, progetti formativi, presenze in azienda e schede dei tutor restano allineati per classe e per studente. A giugno il riepilogo del percorso è già pronto, senza rincorrere fogli firmati.
Percorso di una studentessa
Classe quarta, istituto tecnico economico
Ore svolte sul monte ore dell'indirizzo 92 su 150
Esempio della scheda percorso: i nomi e i numeri mostrati servono soltanto a spiegare la lettura dello stato di uno studente.
Il problema
La difficoltà dei PCTO non è organizzare un periodo in azienda: è tenere insieme, per tre anni e per ogni studente, documenti e ore che nascono in posti diversi.
Sei il referente PCTO di un istituto con più indirizzi e con tutte le classi del triennio da seguire. La giornata inizia con una mail di un'azienda che chiede se la convenzione è ancora valida, prosegue con un tutor scolastico che ti chiede quante ore mancano a tre suoi studenti e finisce con una segreteria che cerca il progetto formativo di una ragazza partita a novembre. Ogni risposta è in un file diverso, e quasi nessun file è aggiornato allo stesso giorno.
Le presenze arrivano su carta, firmate dal tutor aziendale e riportate a scuola settimane dopo. Qualcuno le trascrive in un foglio condiviso, qualcun altro le lascia nel raccoglitore dell'indirizzo. Le ore di formazione sulla sicurezza, le visite aziendali e gli incontri con gli esperti stanno in un altro elenco, tenuto da chi ha organizzato quelle attività. Nessuno sa dire con certezza a che punto è davvero una classe quinta.
Poi arriva il periodo degli scrutini e dell'esame di Stato. Servono i riepiloghi per studente, le schede di valutazione dei tutor esterni, le convenzioni firmate e le date esatte dei periodi svolti. Si scopre che due percorsi sono coperti da una convenzione scaduta, che tre studenti hanno ore firmate ma mai registrate e che una scheda del tutor aziendale non è mai stata restituita. Le settimane più delicate dell'anno si trasformano in un lavoro di archeologia sui documenti.
La soluzione
PctoTracciato mette la struttura ospitante, la convenzione, il progetto formativo e le ore svolte sulla stessa linea, quella dello studente. Ogni percorso ha un inizio, delle tappe e una valutazione finale, e in qualsiasi momento dell'anno puoi vedere a che punto è: ore firmate, ore ancora da svolgere, documenti mancanti, scadenze in arrivo.
Il referente PCTO vede l'istituto intero, il tutor scolastico vede le sue classi, la segreteria trova subito il documento che le serve. Quando arriva lo scrutinio, il riepilogo del triennio di ogni studente si esporta in un clic, con le date dei periodi, il monte ore raggiunto e le competenze osservate dal tutor aziendale.
Il servizio affianca il registro elettronico e non lo sostituisce: si occupa soltanto di quello che accade fuori dall'aula, dalla prima convenzione alla scheda finale del tutor esterno. La scuola resta titolare del trattamento dei dati degli studenti e PctoTracciato agisce come responsabile ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento UE 2016/679.
Inserisci aziende, enti e studi professionali con referente, sede effettiva delle attività, posti disponibili e convenzione in corso. Ogni convenzione ha una data di scadenza che il sistema tiene sotto controllo prima che parta un nuovo studente.
Abbini studenti e periodi, generi il progetto formativo individuale e verifichi in un colpo d'occhio formazione sulla sicurezza, autorizzazione della famiglia e nomina dei due tutor. Nessuno parte con una casella rossa aperta.
Le presenze in azienda e le attività svolte a scuola alimentano lo stesso monte ore. A fine percorso il tutor esterno compila la scheda di osservazione e il consiglio di classe trova tutto già ordinato per studente e per classe.
Funzionalità
Ogni funzione risponde a una domanda che arriva davvero: dove sta il documento, quante ore mancano, chi deve ancora firmare.
Aziende, enti pubblici, studi professionali e associazioni con referente, indirizzo della sede operativa, posti offerti e storico degli studenti accolti.
Ogni convenzione ha durata, protocollo e file firmato allegato. Il sistema avvisa prima della scadenza e blocca l'avvio di un percorso su una convenzione non più valida.
Compili il progetto formativo di ogni studente con competenze attese, periodo, orario e sede, e lo esporti già pronto per la firma della scuola e della struttura ospitante.
Ore in azienda, formazione sulla sicurezza, orientamento, visite e impresa formativa simulata confluiscono nello stesso monte ore, con il dettaglio di ogni giornata.
Formazione sulla sicurezza, copertura assicurativa, autorizzazione della famiglia per gli studenti minorenni e nomina dei tutor: una casella per ciascuno, verde solo quando è davvero fatta.
Il tutor esterno compila la scheda di osservazione delle competenze, il tutor scolastico aggiunge la sua relazione e tutto resta agganciato al percorso dello studente.
Una schermata per classe mostra chi è in regola, chi deve recuperare ore e quali documenti mancano, con la stampa da portare in sede di scrutinio.
Esporti il percorso completo di uno studente o di una classe intera in PDF e in foglio di calcolo, con date, ore, sedi e valutazioni pronte per gli atti della scuola.
Vantaggi
Non si tratta di aggiungere un archivio in più, ma di togliere le ricostruzioni fatte a mano nei mesi in cui il tempo manca davvero.
In qualsiasi giorno dell'anno sai quante ore ha svolto ogni studente e quante ne mancano al minimo previsto per il suo indirizzo. I recuperi si programmano a febbraio, non a maggio.
Convenzione valida, progetto formativo firmato, formazione sulla sicurezza svolta e autorizzazione della famiglia: se manca qualcosa lo vedi prima del primo giorno in azienda, non dopo.
Ogni tutor scolastico entra e trova solo i suoi studenti, con le ore registrate e le schede da sollecitare. Il referente non deve più fare da centralino tra classi, segreteria e aziende.
Il riepilogo del triennio è già scritto: periodi, strutture ospitanti, ore, competenze osservate. Il consiglio di classe discute il percorso invece di ricostruirlo.
Prova sociale
Tre profili che incontriamo di continuo nelle scuole secondarie di secondo grado: il referente, il tutor scolastico e l'ufficio alunni.
Seguo tre indirizzi e circa venti classi del triennio. Prima tenevo un foglio per indirizzo e a maggio passavo le serate a sommare ore. Adesso apro la schermata della classe e vedo subito chi deve recuperare, con le convenzioni in scadenza già segnalate.
La parte che mi ha cambiato l'anno sono le schede dei tutor aziendali. Le chiedo dal sistema e restano attaccate al percorso dello studente. In consiglio di classe porto un riepilogo di due pagine invece di una cartellina piena di fogli sparsi.
Quando un'azienda chiama per una convenzione, trovo protocollo, scadenza e file firmato in dieci secondi. Anche il fascicolo di uno studente che si trasferisce esce completo, con i periodi svolti e le ore riconosciute.
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Si sceglie in base a quante classi del triennio entrano nel sistema, non in base a quanti studenti partono in azienda.
per chi segue un solo indirizzo o parte dalle classi quinte
29 euro al mese
per il referente PCTO che coordina tutto il triennio della scuola
79 euro al mese
per istituti con più plessi e per reti di scuole del territorio
149 euro al mese
Prezzi per istituzione scolastica e IVA esclusa, non a studente: una campagna PCTO affollata non fa crescere il canone. Emettiamo fattura elettronica verso la pubblica amministrazione con codice univoco, CIG e split payment.
Domande frequenti
Se manca la vostra, scrivetela nel modulo in fondo alla pagina: rispondiamo con un esempio riferito alla vostra scuola.
No, resta accanto al registro elettronico e se ne occupa di quello che il registro non segue: la struttura ospitante, la convenzione, il progetto formativo individuale, le ore svolte fuori dalla scuola e la scheda del tutor aziendale. Il registro continua a servire per lezioni, assenze e valutazioni disciplinari. Chi vuole può esportare i riepiloghi e allegarli agli atti del consiglio di classe.
I dati sono trattati per conto della scuola, che resta titolare del trattamento, e conserviamo solo quello che serve a documentare il percorso: anagrafica essenziale, classe, periodi, ore, sede e valutazione. Forniamo il testo per la nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento UE 2016/679 e l'elenco dei dati trattati. Le autorizzazioni delle famiglie restano allegate al percorso, senza copie sparse nelle caselle di posta dei docenti.
No, e il sistema lo sa. Imposti il monte ore di riferimento per ciascun indirizzo di studi della tua scuola, come previsto dalla normativa per licei, istituti tecnici e istituti professionali, e ogni studente viene misurato sul suo obiettivo. Se un consiglio di classe decide di andare oltre il minimo, puoi alzare la soglia per quella classe senza toccare le altre.
Sì. Se hai fogli di calcolo con studenti, aziende, periodi e ore li carichiamo noi in fase di avvio, in modo che le classi quarte e quinte partano con il monte ore già maturato. È il passaggio che consigliamo di fare a inizio anno scolastico, prima che ricomincino i periodi in azienda. Ti restituiamo anche un elenco delle righe incoerenti, che spesso è la prima vera pulizia dell'archivio.
Il referente PCTO vede tutto l'istituto, i tutor scolastici vedono solo gli studenti che seguono, la segreteria lavora su convenzioni, documenti e archivio. Il dirigente scolastico può avere una vista di sola lettura sui riepiloghi. I profili si assegnano in pochi minuti e si revocano quando un docente cambia incarico o scuola.
Non è obbligatorio. Il tutor esterno riceve un collegamento dedicato al singolo percorso, con cui conferma le ore svolte e compila la scheda di osservazione delle competenze. È la strada che le aziende accettano più volentieri, perché non chiede loro di gestire credenziali per uno studente ospitato tre settimane. Se una struttura accoglie molti studenti ogni anno, può comunque avere un accesso stabile.
Sì. Ogni percorso ha una tipologia: tirocinio presso una struttura ospitante, impresa formativa simulata, project work, attività di orientamento, percorso di mobilità all'estero. Le ore confluiscono nello stesso monte ore dello studente, ma restano distinguibili nei riepiloghi, così il consiglio di classe vede com'è composto il triennio e non solo il totale.
Sì, ed è una scelta frequente: molte scuole partono a gennaio, quando i percorsi del primo periodo sono chiusi e prima che si aprano quelli di primavera. Carichiamo lo storico delle ore già svolte e la situazione delle convenzioni in corso, poi si prosegue solo dentro il sistema. L'abbonamento si può interrompere alla fine dell'anno scolastico e i dati restano esportabili.
Dal blog
Normativa, checklist operative e casi concreti raccontati per chi organizza i percorsi dentro la scuola.
Monte ore minimo per liceo, tecnico e professionale, convenzione, progetto formativo e tutor: quello che la normativa chiede per ogni percorso PCTO.
Leggi l'articolo sulla normativa
Rubriche con livelli descritti, relazione del tutor scolastico e delibera del consiglio: così l'osservazione in azienda diventa una valutazione usabile.
Leggi la guida alla valutazione
Convenzione valida, progetto formativo, formazione sulla sicurezza, assicurazione e autorizzazione della famiglia: la lista da chiudere prima di partire.
Leggi la checklist di partenzaContatto
Scrivici quanti indirizzi e quante classi del triennio segui, come tieni oggi il conto delle ore e in che mese vorresti partire. Ti rispondiamo con una demo pensata sul tuo istituto e con una stima realistica del tempo necessario a caricare lo storico dei percorsi.
Rispondiamo entro un giorno lavorativo, in italiano, con una persona sola come interlocutore: chi ha costruito lo strumento. Se preferisci, la demo si fa in videochiamata di trenta minuti insieme al referente PCTO e a chi in segreteria segue le convenzioni.
Se stai valutando il passaggio a metà anno, indica la data indicativa: prepariamo l'ordine di caricamento dello storico in modo che le classi quinte siano le prime a essere allineate.
Preferisci la posta elettronica? Scrivi a jimenezjulien42@gmail.com, indicando istituto e indirizzi seguiti.